Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento y roles

El operador de la Plataforma (“VettedFlows”, “nosotros”) es el responsable del tratamiento de los datos de las cuentas de Usuario (clientes, reclutadores, evaluadores) que se registran con nosotros, y de los datos necesarios para facturación, soporte y seguridad.

Respecto a los datos de Candidatos que el Cliente carga, invita o genera en un proceso de selección, el Cliente suele actuar como responsable y VettedFlows como encargado / procesador, según las instrucciones del Cliente y esta Política. En algunos casos (seguridad, cumplimiento legal propio, mejora del Servicio) podemos tratar ciertos datos como responsables independientes.

Contacto de privacidad: privacy@vettedflows.com.

2. Datos que podemos recopilar

Según el rol y el uso del Servicio, podemos tratar:

• Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, empresa, cargo, idioma preferido.
• Cuenta y autenticación: identificadores, credenciales o tokens de proveedores de identidad (p. ej. Firebase Authentication), roles y permisos.
• Datos de negocio del Cliente: vacantes, configuración de exámenes, notas internas, equipo y consumo de créditos/planes.
• Datos de Candidatos: invitación y perfil de proceso, respuestas, puntuaciones, estados del flujo y, si se activa, señales de integridad (capturas o metadatos de sesión/proctoring).
• Datos de Evaluadores: perfil básico, disponibilidad, calificaciones, comunicaciones de plataforma y datos de liquidación cuando aplique.
• Pagos: datos de facturación y estado de pago; el procesamiento de tarjetas lo realiza típicamente un PSP (p. ej. Stripe). No almacenamos el PAN completo.
• Uso técnico: IP, dispositivo/navegador, logs, cookies o almacenamiento local de sesión, preferencias y seguridad.
• Comunicaciones: mensajes a soporte o formularios de contacto.
• Entrevistas: si hay videollamada, el proveedor de video puede tratar audio/video según sus políticas; nosotros tratamos metadatos y resultados de evaluación en la Plataforma.

No solicitamos de forma deliberada categorías especiales de datos (salud, biometría sensible de identificación, opiniones políticas, etc.). Te pedimos no enviar esa información en campos libres.

3. Cómo obtenemos los datos

• Directamente del Usuario al registrarse o usar la Plataforma.
• Del Cliente u organización que invita a Candidatos o da de alta reclutadores.
• De forma automática mediante cookies, logs y telemetría de seguridad.
• De proveedores de pago o identidad en la medida necesaria para el Servicio.

4. Finalidades del tratamiento

• Prestar, mantener y mejorar el Servicio (exámenes, entrevistas, reportes, créditos).
• Autenticar usuarios, prevenir fraude y proteger la integridad de las evaluaciones.
• Gestionar planes, facturación, soporte y comunicaciones operativas.
• Permitir al Cliente administrar procesos de selección y a los Evaluadores cumplir sus tareas.
• Desarrollar y mejorar funciones (incluyendo, cuando aplique, flujos asistidos por IA) usando datos de forma adecuada y, cuando sea posible, agregada o seudonimizada.
• Cumplir obligaciones legales, resolver disputas y hacer valer nuestros Términos.
• Enviar información comercial solo con base legal (consentimiento o relación comercial legítima) y con opción de baja cuando corresponda.

5. Bases legales

Según la jurisdicción y el caso: (i) ejecución de contrato o medidas precontractuales; (ii) intereses legítimos (seguridad, mejora del producto, prevención de fraude), equilibrados con tus derechos; (iii) consentimiento cuando se requiera; (iv) cumplimiento de obligaciones legales. El Cliente es responsable de basar legalmente el tratamiento de datos de Candidatos que nos instruye procesar.

6. Encargados, subprocesadores y transferencias

Usamos proveedores de infraestructura y servicios, en particular Google / Firebase (autenticación, base de datos, almacenamiento, hosting) y pasarelas de pago (p. ej. Stripe). Pueden estar en Estados Unidos u otros países.

Al usar el Servicio, reconoces que tus datos pueden transferirse y almacenarse en esas ubicaciones. Adoptamos medidas contractuales y de seguridad razonables con esos proveedores. Para un listado de subprocesadores o un DPA enterprise, escribe a privacy@vettedflows.com.

No vendemos datos personales. Podemos compartir datos con: miembros de tu organización según permisos; el Cliente y Evaluadores necesarios para un proceso de Candidato; asesores bajo confidencialidad; autoridades cuando la ley lo exija; o en una fusión o reorganización corporativa, con aviso cuando sea legalmente requerido.

7. Conservación

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y el tiempo necesario para las finalidades descritas, requisitos legales, contables o de disputas. Algunos registros pueden marcarse como eliminados (soft delete) y permanecer inaccesibles en la interfaz durante un periodo de retención técnica antes del borrado o anonimización definitiva.

El Cliente puede solicitar eliminación o exportación de datos de su organización en la medida en que el producto y la ley lo permitan. Los Candidatos también pueden ejercer derechos frente al Cliente que gestionó su proceso.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables (control de acceso, cifrado en tránsito, reglas de acceso a datos, logs relevantes, prácticas de despliegue seguras). Ningún sistema es 100 % seguro; si detectas un incidente, contacta a privacy@vettedflows.com.

9. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies y almacenamiento local esencialmente para autenticación, sesión, preferencias (p. ej. idioma) y seguridad. Puedes bloquear cookies en el navegador, pero partes del Servicio pueden dejar de funcionar. En el sitio mostramos un aviso de cookies con opciones para aceptar, rechazar no esenciales o configurar categorías (necesarias, funcionales, rendimiento/analytics y marketing). Firebase Analytics solo se activa si eliges rendimiento (y hay measurement ID en el entorno). Puedes reabrir las preferencias desde el pie de página en cualquier momento.

10. Tus derechos

Según la legislación aplicable (p. ej. LFPDPPP en México, GDPR/UK GDPR si te aplica), puedes tener derecho a: acceso, rectificación, cancelación/supresión, oposición, limitación, portabilidad y revocación del consentimiento. También puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos competente.

Para ejercer derechos sobre datos de cuenta VettedFlows, escribe a privacy@vettedflows.com con asunto “Privacidad / ARCO”. Podremos verificar tu identidad. Si la solicitud se refiere a datos tratados solo por cuenta del Cliente (expediente de candidato), te redirigiremos o colaboraremos con el Cliente responsable.

11. Menores

El Servicio está dirigido a uso profesional y no está pensado para menores de 18 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores. Si crees que un menor nos ha proporcionado datos, contáctanos para su eliminación.

12. Decisiones automatizadas e IA

Podemos usar automatización e IA para proponer puntuaciones, preguntas o resúmenes. Las decisiones de contratación las toma el Cliente (y en su caso el Evaluador humano). No usamos el Servicio para tomar por nosotros mismos decisiones con efectos jurídicos o de similar significancia sobre un Candidato sin intervención humana del Cliente.

13. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política. Publicaremos la nueva versión en esta página con la fecha de actualización. Si el cambio es material, intentaremos notificar por la Plataforma o correo. El uso continuado implica el conocimiento de la Política actualizada, sin perjuicio de derechos que la ley te reserve.

14. Contacto

Privacidad y derechos de datos: privacy@vettedflows.com. Sitio: https://vettedflows.com.